Logica dei Sistemi

Introduzione

Come ormai noto a tutti, l'attività principale dell'Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/01 consiste, appunto, nella vigilanza sul funzionamento e sull'osservanza del Modello Organizzativo di Gestione e Controllo (MOGC). Dal punto di vista dell'Azienda (e dell'OdV stesso) è fondamentale poter dimostrare che non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo stesso. In particolare è opportuno essere in grado di evidenziare all'eventuale magistrato che l'OdV ha lavorato in maniera corretta e continuativa, con un adeguato livello di dettaglio e agendo sulle aree giuste.

E' quindi essenziale che esista un'adeguata documentazione sia delle attività di pianificazione, al fine di dimostrare le strategie che si sono adottate per rendere efficaci le ispezioni pianificate, sia dell'esecuzione delle verifiche stesse da parte dell'Organismo di Vigilanza.

Ciò premesso è essenziale che da tale documentazione si evinca che l'organismo di vigilanza abbia vigilato in maniera corretta e sufficiente, con l'obiettivo di rispettare quanto previsto dall'articolo cinque del decreto in particolare con quanto riportato al comma uno lettera d):

d) non vi e' stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell'organismo di cui alla lettera b).

La pianificazione delle ispezioni

La vigilanza si concretizza nel verificare la coerenza tra i comportamenti aziendali reali e il MOGC. Contemporaneamente è necessario analizzare la solidità e la reale efficacia del MOGC stesso. In pratica l'organismo deve vigilare, compiendo tutti passi ragionevolmente necessari, sia sull'idoneità del modello organizzativo sia sulla reale attuazione dello stesso.

Al fine di compiere una vigilanza adeguata, l'organismo dovrà pianificarne lo sviluppo in funzione sia della necessità di copertura periodica dell'intero modello organizzativo sia relativamente ai flussi informativi che esso riceve dalle varie funzioni aziendali in determinati istanti. È prassi diffusa in taluni modelli non inviare flussi informativi reali all'organismo di vigilanza ma solo delle dichiarazioni di assenza di anomalie o l'elenco delle anomalie stesse. È opinione dell'autore che sia invece necessario comunicare periodicamente informazioni che diano evidenza del reale funzionamento dei processi del modello organizzativo, pur senza la pretesa di un intervento diretto dell'organismo del processo in quanto il suo compito non è questo.

In conseguenza di quanto sopra affermato, l'organismo di vigilanza pianifichi alle proprie ispezioni sia in funzione della copertura del modello sia per approfondire quelle aree che dà i flussi ricevuti, risultino più "bisognosi" di un intervento dell'organismo stesso.

Molto utile a questo scopo può essere un piccolo sistema di business intelligence che consenta all'organismo di analizzare in maniera macroscopica i dati ricevuti, confrontandoli con gli andamenti del passato ed evidenziandone eventuali schemi degni di approfondimento.

E anche opportuno, però, che l'organismo pianifichi le proprie ispezioni anche in funzione dell'evoluzione delle normative, cercando di predire quali aree aziendali saranno influenzate o esposte a nuovi dischi a fronte dell'inserimento, ad esempio, di un nuovo reato presupposto.

La pianificazione delle ispezioni dell'organismo di vigilanza deve avvenire secondo due dimensioni: una pianificazione temporale di lungo periodo (programma delle verifiche ispettive) e una invece di breve periodo, relativa a ciascuna ispezione, che descriva più dettagliatamente quali aree andranno esaminate durante l'ispezione stessa (piano della verifica ispettiva). Questa affermazione non deve però trarre in inganno: la verifica ispettiva è preannunciata in modo da garantire la disponibilità delle risorse necessarie all'ispezione ma non è l'unica ispezione possibile. L'organismo di vigilanza potrà, nel corso di una visita ispettiva, stabilire una variazione per approfondire un determinato tema oppure potrà, a sorpresa, presentarsi presso le funzioni interessate per eseguire un'ispezione. Quest'ultimo modo di operare è particolarmente utilizzato nel caso in cui venissero riscontrati schemi anomali nei flussi informativi.

In generale, comunque, nella pianificazione delle ispezioni dovranno essere esplicitati i seguenti punti:

1. gli obiettivi che si intendono perseguire
2. il programma delle attività
3. le risorse necessarie alla sua realizzazione

E' sulla base di tale pianificazione che potrà essere definito un budget congruo con le reali necessità dell'Organismo di Vigilanza.

L'esecuzione di un'ispezione

Nella fase di esecuzione di un'ispezione è opportuno che, fatti salvi eventuali vincoli di urgenza per evitare l'inquinamento dell'ispezione, l'organismo di vigilanza proceda ad una breve riunione preliminare per ribadire a tutti i responsabili di funzione lo scopo dell'ispezione stessa, evidenziando che non si tratta di uno strumento punitivo ma di un meccanismo di retroazione che consenta di implementare un ciclo virtuoso. Nel corso di questa riunione di apertura l'organismo di vigilanza descriverà rapidamente qual è il piano della verifica ispettiva ossia le date negli orari in cui verranno effettuate determinate verifiche, piano che avrà comunque avuto cura di comunicare con alcuni giorni di anticipo in modo che la documentazione e le risorse necessarie potessero essere certamente disponibili. Durante l'ispezione i componenti dell'organismo di vigilanza effettueranno una serie di controlli sulle registrazioni prodotte dalle attività del modello organizzativo, controlli che riporteranno, sia in caso di esito positivo che negativo, in un apposito elenco che sarà poi allegato alla relazione finale al termine dell'ispezione.

A metà e alla fine di ogni giornata di ispezione i componenti dell'organismo di vigilanza si riuniranno per 15-30 minuti per discutere dei risultati dell'attività ispettive più recenti e valutare, insieme, se si ritiene opportuno effettuare una variazione rispetto a quanto pianificato per l'ispezione in corso o, addirittura, a livello di programma annuale di ispezione. Di ciascuno di questi mini debriefing verrà redatta una scheda di minuta di riunione che, molto sommariamente, indicherà se sono state decise variazioni, qual è l'impressione generale che sta emergendo ed eventuali dichiarazioni specifiche dei singoli componenti dell'organismo di vigilanza.

Terminata la verifica ispettiva l'organismo di vigilanza effettuerà una riunione di circa un'ora per riassumere né i risultati che poi presenterà, in forma molto sintetica, alle funzioni partecipanti alla verifica, procedendo poi, successivamente, alla redazione di un completo è dettagliato rapporto della verifica ispettiva stessa. Questo rapporto sarà inviato al Consiglio di Amministrazione in forma integrale e alle funzioni aziendali interessate dalla verifica per quanto di loro competenza.

Tutte le registrazioni fin qui riportate costituiscono un ottimo esempio di come poter documentare adeguatamente le attività.

In un prossimo articolo si approfondirà quanto introdotto in questo.

Articolo redatto dal dott. ing. Luca Lezzerini.