Logica dei Sistemi

Fin troppe volte, per non dire quasi sempre, quando un'Azienda arriva ad un livello di maturità tale per cui definisce un insieme di procedure scritte da seguire per raggiungere determinati obiettivi (di qualità, di gestione dell'ambiente, di gestione della salute della sicurezza sul lavoro, di gestione del rischio eccetera), la percezione diffusa è che ci sia stato un intollerabile aumento di burocrazia. Tale sensazione nasce sia da una fisiologica inerzia al cambiamento ma anche, soprattutto, nella maggior parte dei casi, da una carente informatizzazione di tali procedure. Si ha, infatti, che esse richiedono, in genere, la compilazione di uno o più moduli e il seguire un iter ben definito, aspetti che spesso, senza un adeguato supporto informatico, si traducono in un aumento dei tempi e e in un considerevole incremento della quantità di carta da gestire e archiviare.

Logica dei Sistemi ha al suo interno l'esperienza di chi ha portato l'informatizzazione dei processi amministrativi e, in generale, dei sistemi di gestione, ad un livello di capillarità e semplicità di utilizzo elevati. Tale risultato si raggiunge con l'utilizzo di appositi software detti, in gergo, motori di workflow. Questi programmi consentono, in maniera semplice, di definire una tantum il processo da seguire ed eseguirlo su computer, anche in più istanze contemporanee. In questa maniera l'Azienda passa da una visione per singole attività ad una visione per processi e può, previa una specifica formazione del proprio personale, eseguire al proprio interno le seguenti operazioni:

• definire un nuovo processo (o modificarne uno già esistente) in modo che venga eseguito con il supporto del calcolatore
• definire modulistica elettronica da compilare e conservare in tale formato
• avviare i processi necessari (ad esempio il processo di richiesta d'acquisto) lasciando l'onere al motore di workflow di coinvolgere, uno ad uno, i vari attori previsti e sollecitarli se ritardano
• avere un cruscotto da cui poter monitorare lo stato di tutti processi in corso di esecuzione
• poter misurare le tempistiche di esecuzione dei processi in modo da poterli migliorare

L'introduzione di un motore di workflow riduce drasticamente i tempi di adeguamento del lavoro a quanto previsto dalle procedure, migliora rapidamente la qualità delle procedure e consente di risparmiare tempo e denaro pur aumentando la qualità e la quantità del lavoro svolto.

Logica dei Sistemi propone motori di workflow funzionanti localmente e altri in grado di operare via Web e quindi, praticamente, su scala mondiale.

Ogni azienda si trova, quotidianamente, a doversi confrontare con due classi di problemi: la prima classe è il rispetto delle leggi vigenti e la seconda è lavorare nel migliore dei modi possibili.

Il rispetto dei requisiti legislativi è, in genere, un compito arduo. Le ragioni di questa complessità nascono, fondamentalmente, dalla maniera estremamente primitiva con cui viene gestita l'evoluzione normativa: leggi che modificano leggi che a loro volta modificavano leggi! Per ragioni oscure è piuttosto raro che una legge, dopo la sua modifica, venga riemessa in forma modificata (quello che in gergo si chiama testo coordinato). La normativa nazionale e quindi una selva ancor più oscura di quella dantesca. L'affidarsi ad un consulente competente per essere aggiornati sulle evoluzioni normative significative consente, oltre che di evitare multe, di pianificare per tempo l'adeguamento dell'azienda alle mutate condizioni legislative.

Lavorare nel migliore dei modi è un aspetto per cui, spesso, può essere d'aiuto il riferirsi, con o senza certificazioni specifiche, a standard di fatto o formalmente definiti. Le famose (numerose) normative ISO ne sono un esempio. Adattarsi o ispirarsi a tali normative permette di dotarsi, in tempi brevi, di modelli organizzativi ed in modus operandi molto evoluti e razionali, sfruttando così l'esperienza della competenza dei maggiori esperti e delle migliori menti del pianeta. Purtroppo tale processo di allineamento al normative standard viene spesso visto come un intollerabile incremento della burocrazia o una complicazione inutile del proprio lavoro. E' proprio in questa situazione che è necessario l'apporto di un consulente che sappia mediare tra le reali necessità dell'azienda e la filosofia portata dalla normativa, in modo che l'adozione dello standard non sia fine a se stessa ma serva a un reale miglioramento dei processi aziendali, produttivi e di supporto, e che, magari, l'esperienza maturata sul campo possa servire a migliorare ulteriormente lo standard stesso.

Per poter decidere è necessario essere informati, ed esserlo correttamente. Logica dei Sistemi propone formazione specifica sulle più recenti e interessanti normative e sugli standard esistenti.

Vi consigliamo:

• Seminario sulla valutazione di modelli ex D.Lgs. 231/01 sulla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche
• Seminario sulla normativa in tema di salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/08 e D.Lgs. 106/09)

In particolare propone di seminari di una giornata, orientati soprattutto all'alta direzione aziendale o al top management di unità produttive, mirati alla conoscenza delle principali normative vigenti (di interesse industriale o per altre aree) o degli standard applicabili in determinati settori. Oltre a questi seminari introduttivi di orientamento, la cui finalità è far comprendere al manager di aspetti peculiari le principali di tali documenti, esistono altri seminari di approfondimento, sempre pensati per il manager e quindi sempre molto limitati nel tempo.

Questi corsi, come tutti gli altri erogati da Logica dei Sistemi, possono essere tenuti sia in aula sia presso il cliente.

Se siete interessati alla formazione in materia legislativa o normativa potete contattare la nostra Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. E' necessario abilitare JavaScript per vederlo. per ulteriori dettagli o richieste di preventivi.

Un'organizzazione, nel tempo, tende a degenare e ad usurarsi nei processi più deboli. E' quindi necessario effettuare una continua manutenzione del modello organizzativo e della sua implementazione. Molto spesso non si lavora abbastanza per far emergere non conformità e proposte di miglioramento, limitandosi a giocare in difesa, aspettando che qualcuno le sollevi di propria iniziativa. D'altra parte, nei casi in cui invece esse affiorano in superficie, quasi sempre sono gestite con una visione locale, focalizzata sulla singola proposta o non conformità e quasi mai sull'intero sistema. Quella che manca, quindi, in generale è una manutenzione con un punto di vista come minimo sistemico o, ancora meglio, olistico.

Focalizzarsi su aspetti di dettaglio o locali, dimenticando che si è in un sistema (visione sistemica) complesso in cui il sistema stesso è maggiore della somma delle sue componenti (visione olistica) porta ad organizzazioni che tendono a sclerotizzarsi e a cambiare solo in maniera traumatica.

Logica dei Sistemi persegue sempre un approccio sistemico ed è in grado di affrontare qualsiasi organizzazione da un punto di vista olistico. L'approccio proposto è quello di manutenere un modello organizzativo facendolo reagire positivamente a qualunque cambiamento di natura sia esterna sia interna sia derivante da usura e anzianità del modello stesso.