Logica dei Sistemi

Fin troppe volte, per non dire quasi sempre, quando un'Azienda arriva ad un livello di maturità tale per cui definisce un insieme di procedure scritte da seguire per raggiungere determinati obiettivi (di qualità, di gestione dell'ambiente, di gestione della salute della sicurezza sul lavoro, di gestione del rischio eccetera), la percezione diffusa è che ci sia stato un intollerabile aumento di burocrazia. Tale sensazione nasce sia da una fisiologica inerzia al cambiamento ma anche, soprattutto, nella maggior parte dei casi, da una carente informatizzazione di tali procedure. Si ha, infatti, che esse richiedono, in genere, la compilazione di uno o più moduli e il seguire un iter ben definito, aspetti che spesso, senza un adeguato supporto informatico, si traducono in un aumento dei tempi e e in un considerevole incremento della quantità di carta da gestire e archiviare.

Logica dei Sistemi ha al suo interno l'esperienza di chi ha portato l'informatizzazione dei processi amministrativi e, in generale, dei sistemi di gestione, ad un livello di capillarità e semplicità di utilizzo elevati. Tale risultato si raggiunge con l'utilizzo di appositi software detti, in gergo, motori di workflow. Questi programmi consentono, in maniera semplice, di definire una tantum il processo da seguire ed eseguirlo su computer, anche in più istanze contemporanee. In questa maniera l'Azienda passa da una visione per singole attività ad una visione per processi e può, previa una specifica formazione del proprio personale, eseguire al proprio interno le seguenti operazioni:

• definire un nuovo processo (o modificarne uno già esistente) in modo che venga eseguito con il supporto del calcolatore
• definire modulistica elettronica da compilare e conservare in tale formato
• avviare i processi necessari (ad esempio il processo di richiesta d'acquisto) lasciando l'onere al motore di workflow di coinvolgere, uno ad uno, i vari attori previsti e sollecitarli se ritardano
• avere un cruscotto da cui poter monitorare lo stato di tutti processi in corso di esecuzione
• poter misurare le tempistiche di esecuzione dei processi in modo da poterli migliorare

L'introduzione di un motore di workflow riduce drasticamente i tempi di adeguamento del lavoro a quanto previsto dalle procedure, migliora rapidamente la qualità delle procedure e consente di risparmiare tempo e denaro pur aumentando la qualità e la quantità del lavoro svolto.

Logica dei Sistemi propone motori di workflow funzionanti localmente e altri in grado di operare via Web e quindi, praticamente, su scala mondiale.