Logica dei Sistemi

Premessa

In questo articolo tratteremo delle difficoltà che possono degenerare fino a far fallire o comunque ritardare pesantemente un progetto di implementazione di un sistema ERP.

La scarsa efficacia dei consulenti

La principale causa di fallimento sembra essere la scarsa efficacia dei consulenti. Tale scarsa efficacia non deriva necessariamente dall’incompetenza dei consulenti ma, molto spesso, dalla loro incapacità di comunicare con il cliente. Tale incapacità si manifesta in particolare sulla necessità di effettuare un Busines Processes Rengineering (BPR) che da una parte aiuti l’azienda a sfruttare appieno le potenzialità del sistema ERP, seguendo quelle che sono delle best practices organizzative, e dall'altra riduca l'impatto della customizzazione.

Altro grave gap comunicativo dei consulenti è spesso relativo all’acquisizione di un piano di test e di specifiche esplicite di test (casi di test) che si rivelano fondamentali nel corso dell’implementazione per eseguire verifiche molto anticipate.

Altro problema spesso causato dai consulenti è relativo alla corretta stima dei tempi di progetto che, per essere attendibile, richiede una forte interazione e comprensione iniziale di quelle che sono le necessità e le aspettative del cliente.

Anche la formazione, essendo erogata dai consulenti stessi, è spesso ragione di criticità e si rivela molte volte inadeguata per poter rendere operativo il sistema ERP, creando non pochi disagi all’utenza.

Ultimo punto debole dei consulenti è spesso la loro scarsa competenza nel settore (industriale) specifico in cui sarà applicato il sistema ERP.

La scarsa efficacia del project management

Come in ogni progetto che si rispetti, la gestione dello stesso è una criticità non trascurabile. Essendo il project manager in genere una persona dell’azienda del cliente, si ritrova carente dal punto di vista della conoscenza dei sistemi ERP e quindi è a rischio di non riconoscere o di valutare erroneamente le problematiche che si presentano nella gestione di progetto.

In particolare, al project manager viene spesso a mancare la capacità di creazione e gestione di un piano di recupero, ossia di un piano per correggere la rotta quando il progetto comincia a derivare in maniera sensibile.

BPR inadeguata

Un terzo, gravissimo fattore di rischio nell’implementazione di un sistema ERP è la reingegnerizzazione dei processi di business. Se la BPR non viene condotta in maniera efficace, i risultati possono essere devastanti.

Le principali ragioni per cui una BPR può rivelarsi insufficiente sono:

• Visione incompleta di quello che è il business
• Reingegnerizzazione errata
• Tracciabilità requisiti-funzionalità incompleta
• Evoluzione della BPR con dinamica più lenta dell’evoluzione del business
• Tentativo di effettuare una BPR paziale, solo in alcune aree allo scopo di riciclare risorse già esistenti (software, procedure, personale, ...)

Una BPR inefficace conduce a incoerenze tra il sistema ERP e il business e costringe a numerose soluzioni di emergenza per cercare di far procedere il business (che comunque rimane prioritario).

Inadeguatezza del software ERP

Un altro aspetto delicato è la selezione del corretto ERP da utilizzare.

Una sua scelta superficiale o sulla base di requisiti carenti può portare all’incapacità della soluzione identificata di soddisfare i requisiti del business. In questo caso si ricorre spesso ad una customizzazione spinta per sopperire all’inadeguatezza del sistema ma, in molti casi, è più conveniente passare subito ad un sistema ERP più adatto, scelta che si rivela meno costosa e più veloce dell’altra.

Questo aspetto viene spesso considerato sin dall’inizio: scegliere una soluzione ERP incompleta può essere una scelta consapevole effettuata sulla base di un’ipotesi che poi si rivelerà, troppo spesso, insensata: una customizzazione molto spinta può risolvere la mancanza di determinate funzionalità evolute.

Se tali funzionalità sono molto semplici, è probabile che l’idea funzioni ma negli altri casi è molto difficile che ciò accada. In un sistema ERP quello che dovrebbe poter cambiare in seguito alla customizzazione è piuttosto limitato e si riduce in genere a:

• Workflow seguiti
• Cicli di vita
• Campi
• Tabelle
• Formattazione dati, interfacce utente e reportistica

Se le customizzazioni si spingono ben oltre e puntano alla creazione di nuove funzionalità estese, integrate e complesse è molto probabile che sia più conveniente puntare subito, come già detto, ad un sistema già completo: la customizzazione spinta è molto costosa, complessa da mantenere, difficile da far migrare di release e in genere poco performante.

In altri casi si pensa di utilizzare una customizzazione molto spinta per evitare una BPR che avvicini i processi di business al sistema ERP. Anche in questo caso la via praticata si rivela molto insidiosa e spesso porta al fallimento per le stesse ragioni sopra esposte.

Resistenza al cambiamento

Molti utenti si oppongono strenuamente al cambiamento. Ciò accade per varie ragioni e può portare sia ad una scarsa collaborazione in fase di BPR e di analisi, sia ad un utilizzo carente, improprio o con continue critiche (spesso ingiustificate) in merito all’efficacia del sistema ERP.

Molto spesso tale resistenza non è che uno dei sintomi di un problema più grave: la scarsa convinzione del management nell’adozione del sistema ERP in via di sviluppo.

Altre criticità

Scarsa convinzione del management

La convinzione del management è un altro aspetto delicatissimo. Se il top-management supporta ampiamente il progetto è probabile che le cose procedano per il verso giusto. In caso contrario è quasi certo che falliranno.

Attese eccessive del management

A causa dell’instaurarsi di dinamiche anomale, in genere derivanti da aspetti di natura commerciale o di gestione del potere nell’azienda, si creano spesso delle attese eccessive sulla realtà futura del sistema. Quando il sistema si sarà rivelato per quello che realmente è molti lo riterranno al di sotto del minimo e lo osteggeranno a più non posso.

Se, invece, si cerca di rendere il sistema al livello delle attese si avranno grossi problemi di mancato rispetto del budget, dei tempi e degli altri eventuali vincoli di progetto.

Un tipo di attesa eccessiva del management è sui tempi di realizzazione. Quando il top-management chiede marce forzate per la realizzazione dell’implementazione del sistema ERP si corre sempre il rischio di una pianificazione troppo fitta e sottostimata, con tutte le conseguenze del caso.

Infrastruttura IT

Un’inadeguata infrastruttura IT comporta in genere prestazioni scadenti che si riflettono non solo sull’usabilità del sistema ERP stesso ma soprattutto sul fatto che venga realmente usato.

Eccessivo turnover del personale

Molto spesso il personale coinvolto in un’implementazione ERP cambia nel corso del suo sviluppo e ciò porta alla perdita della memoria storica dove sono conservate le ragioni di determinate scelte progettuali, oltre a tutto il know-how acquisito sul sistema.

Conclusioni

Conoscere e comprendere le ragioni di un fallimento è l’unica maniera per evitare che si ripeta. Logica dei Sistemi ha acquisito le competenze necessarie per governare nella maniera corretta i fattori di rischio nell’implementazione di un sistema ERP.

La scelta di partire da sistemi open source quali Apache OfBiz e OpenERP non cambia le regole del gioco e implica una maggiore capacità di gestione del rischio essendo i due sistemi molto simili come funzionalità ma profondamente diversi come architettura e tecnologie utilizzate.

Se avete necessità di condurre in porto un progetto di implementazione software, soprattutto se di tipo ERP, o di recuperarne uno che sta divergendo in maniera intollerabile potete contattarci tranquillamente, senza impegno per informazioni e chiarimenti.