Logica dei Sistemi

Perché dieci domande sui sistemi ERP

Oggi esistono numerosi sistemi ERP a costo abbordabile o addirittura open source in grado di garantire prestazioni molto buone e adatte per la maggior parte delle aziende.

Purtroppo oggi moltissime aziende, specie quelle che hanno visto l'avvicendamento dei figli su imprese avviate dai genitori, trovano difficoltà a distinguere un ERP da un sistema gestionale tradizionale.

Inoltre molto spesso, gli stessi sistemi gestionali tradizionali sono evoluti verso il mondo ERP ma le aziende, pur utilizzandoli, non ne sono consapevoli.

Lo scopo di questo articolo, posto nella forma amichevole di rispondere a dieci domande "tipiche", è quello di fornire uno spunto di riflessione per far comprendere  l'importanza e l'utilità di avere una corretta implementazione di un sistema ERP.

Altra ragione è far capire che il punto di forza di un ERP non è solo l'insieme integrato di funzioni ma anche (e soprattutto) la sua semplicità di personalizzazione, flessibilità che permette di adattare il software alle proprie esigenze minimizzando i costi e i tempi. Su questo punto è opportuno mettere in evidenza che, in genere, il processo seguito dal sistema ERP è corretto e quindi è l'utente che si deve adattare al sistema e non il viceversa. Ma questa affermazione deve essere intesa nel senso che il flusso di base del processo deve essere mantenuto ma tutto il resto può (e deve) essere facilmente adattato sulla base delle necessità del cliente.

1Cos'è un sistema ERP?

Nel mondo moderno e, soprattutto, in questi periodi di crisi, quello che può fare la differenza per un'azienda è l'utilizzo di uno strumento informatico adeguato. Ciò vale soprattutto per quelle piccole e medie imprese che, nell'ottica di produrre meglio, con costi più bassi e una maggiore capacità di adattamento alle esigenze della clientela e alle mutevoli condizioni del mercato, hanno ritenuto opportuno integrare tutti propri processi aziendali su uno o più software interconnessi che consentano di gestirli riducendo tempi e costi.

Un sistema ERP è appunto, al di là delle ragioni storiche alla base del nome, un software che consente all'azienda di tenere sotto controllo tutte le aree di cui è composta, facendole comunicare tra loro nelle modalità opportune, in tempi brevi e con un'automazione molto spinta.

Le aree tipicamente gestite da un sistema ERP sono: la gestione dei rapporti con la clientela e con i fornitori, la contabilità generale e quella analitica, la gestione dei progetti e delle commesse, la gestione dei materiali e dei magazzini, la gestione della produzione, la gestione delle vendite e degli acquisti, la gestione dei processi aziendali, la gestione della documentazione aziendale, la gestione della manutenzione e della logistica.

Grazie ad un sistema ERP un'azienda può automatizzare tutte le attività tipiche delle aree suddette operando, di conseguenza, in maniera molto più efficace ed efficiente.

2I sistemi ERP sono tutti uguali?

Sebbene la risposta sembri scontata può esserlo solo in termini di potenzialità intrinseche del software: è evidente che un sistema ERP concepito per una grande industria non è uguale a quello studiato per una piccola impresa. A maggior ragione un sistema ERP orientato alla fornitura di servizi sarà diverso da un ERP per la gestione di una catena di esercizi commerciali.

Il punto dove la domanda è meno scontata è relativo alle funzionalità implementate dai vari sistemi ERP: sebbene le macro funzioni siano ormai praticamente le stesse in tutti i sistemi, il loro funzionamento nel dettaglio può differire da caso a caso, rendendo determinati sistemi più adatti di altri in certi casi.

Quello che però veramente differenzia i sistemi ERP è la possibilità di personalizzazione. Questa qualità si misura in termini di semplicità e in termini di potenzialità.

Più un sistema ERP è semplice da personalizzare e più bassi saranno i costi nell'adattarlo ad una specifica realtà aziendale.

Più un sistema ERP può essere modificato (senza intervenire sul suo codice sorgente) per assolvere compiti complessi e più può seguire l'azienda nelle sue evoluzioni.

Nella selezione di un Sistema ERP è quindi importante si valutare le funzionalità disponibili e la piattaforma tecnologica su cui è implementato ma non deve assolutamente essere trascurato la valutazione della potenzialità di personalizzazione, soprattutto se si intende internalizzare una parte (se non tutte) delle attività di customizzazione.

3Cos'è un CRM?

Un Customer Relationships Management è una delle tipiche macro aree in cui può essere pensato suddiviso un sistema ERP. Un CRM è un insieme di funzionalità per la gestione dei rapporti con la Clientela. In genere è affiancato da funzioni SRM (Supplier Relationships Management) che permettono di gestire, allo stesso modo, anche i rapporti con i fornitori.

In pratica un CRM (o uno SRM) permette di tenere traccia di tutte le interazioni con clienti (o fornitori) o potenziali tali in modo da non perdere nulla. Si può facilmente immaginare, ad esempio, quanto possa essere utile sia a livello di Servizio Clienti (tracciando tutte le chiamate ricevute e memorizzando tutti i passi successivi alla loro ricezione fino al soddisfacimento della richiesta del Cliente) sia a livello di partecipazione come espositore ad una fiera in cui si prendono contatti con numerosi potenziali clienti che andranno poi seguiti e approfonditi successivamente, magari non dalla stessa persona che ne ha raccolto gli estremi durante la manifestazione.

L'introduzione di un CRM (e di un SRM) in un'azienda permette di evitare tutte quelle noie derivanti dalla mancata comunicazione: interruzioni nelle attività di supporto al cliente, malintesi, ritardi, comunicazioni duplicate e via dicendo.

4Come funziona la contabilità in un ERP?

La contabilità in un ERP funziona né più né meno di come funziona nei tradizionali software di gestione aziendale. Questo ovviamente per la contabilità generale, ossia quella contabilità che misura l'azienda rispetto al resto del mondo.

Punto di forza di un sistema ERP è invece la contabilità analitica, una forma di registrazione, sostanzialmente basata su centri di costo e di ricavo, che spesso è la prima ragione per l'introduzione di un ERP in un'azienda.

Molto semplicemente, grazie alla contabilità analitica, un'azienda può facilmente comprendere quali aree (divisioni o commesse che siano) siano remunerative e quali no e, soprattutto, per quali ragioni.

Una contabilità analitica, con i tempi che corrono, dovrebbe essere tenuta da qualunque piccola e media impresa: grazie ad essa si riesce ad avere il polso esatto della situazione e si possiedono tutti i parametri per governare l'azienda anche in acque agitate da crisi, isteria dei mercati e altro ancora.

5In cosa consiste la gestione delle commesse?

Ogni volta che un'azienda riceve un ordine che comporta una serie di operazioni complesse per il suo soddisfacimento, operazioni da svolgersi in tempi e con costi definiti ma soggette comunque ad una certa aleatorietà, allora conviene parlare di commessa (o progetto) invece che di semplice ordine.

In tal caso, in genere, sono coinvolte numerose risorse (economiche, materiali e umane) e sia le entrate che le uscite (relative a ciascuna commessa) possono essere dilazionate nel tempo.

Allo scopo di comprendere nel dettaglio lo stato della commessa, oltre alla necessità di tenerne una registrazione contabile separata che però sia facilmente integrabile nel resto della contabilità aziendale, si utilizzano le tipiche funzioni di gestione commessa di un ERP: pianificazione, avanzamento lavori e contabilizzazione.

Ovviamente, soprattutto in casi di una certa complessità, quanto sopra descritto è molto articolato e soggetto a continue revisioni ma comunque l'idea di fondo è sempre quella: gestire le varie risorse di commessa in modo da averne sempre il controllo e, nel contempo, rimanere integrati nella visione sinottica dell'azienda.

6 Come funziona la gestione dei materiali e dei magazzini?

Il primo passo per la gestione dei materiali e dei magazzini è la gestione di un catalogo di oggetti. Tale gestione, che potrebbe sembrare un mero elenco degli oggetti gestiti dal sistema ERP, è in realtà uno dei punti di maggiore complessità del sistema stesso.

In primo luogo deve consentire una classificazione in categorie e sottocategorie, oltre alle ovvie caratteristiche di identificazione univoca e descrizione completa. Quindi deve avere la possibilità di gestire le differenze tra prodotti analoghi, consentendo al contempo sia la sostituzione tra equivalenti (ossia tra oggetti aventi le cosiddette “3 F”, ossia Form-Fit-Function uguali) sia la sostituzione tra alternative che, pur non avendo le 3F uguali le hanno, almeno in una direzione, sostituibili. Altre volte le differenze tra prodotti analoghi derivano da questioni come il colore, la taglia, l’allestimento, ossia da versioni diverse di uno stesso oggetto, versioni che si distinguono per caratteristiche specifiche pur riferendosi sempre allo stesso codice articolo. In entrambi i casi (alternative/equivalenze e gestione delle caratteristiche specifiche) si usa spesso il concetto di articolo virtuale, ossia di un articolo che permette di generalizzare per poi specializzare, senza che tuttavia esso esista realmente in magazzino: ne esisteranno delle istanze specifiche relative alla varianti ma non le istanze relative al capostipite.

Al fine di gestire le varianti suddette, un buon ERP dovrà consentire di gestire le caratteristiche che ne permettono la distinzione. Tali caratteristiche devono essere personalizzabili dall’utente finale e sono, ad esempio, il gusto di prodotto alimentare, il tipo di licenza per un software, l’allestimento per un veicolo e molto altro ancora. Queste caratteristiche potranno poi dover essere specializzate definendo la configurazione dell’oggetto per ciascun caso ammissibile.

Oltre alle varianti, un sistema ERP deve poter gestire i prezzi degli oggetti. La gestione dei prezzi riguarderà sia quelli di vendita sia quelli di acquisto e deve consentire di tenere traccia sia della loro evoluzione storica sia della presenza di offerte, promozioni o altro.

Naturalmente la gestione del catalogo dovrà supportare il marketing nella comunicazione delle novità, delle variazioni, delle promozioni e molto altro, correlando i prezzi e le varianti ai vari clienti e fornitori.

Infine dovrà, sempre la gestione del catalogo, consentire la gestione di aspetti logistici quali i tempi di consegna e di spedizione, gli ingombri, i pesi e i requisiti ambientali per lo stoccaggio e il trasporto.

Come si sarà ben compreso, la gestione del catalogo è molto diversa da quella di una semplice lista di articoli.

Ma la gestione del catalogo è solo il primo passo, in quanto un sistema ERP deve poter gestire sia i prodotti sia le materie prime presenti in magazzino. E le due gestioni hanno comportamenti profondamente differenti.

Un primo aspetto essenziale nella gestione dei prodotti stoccati è la politica di procurement: alla richiesta di un a certa quantità di prodotto quale deve essere la regola da seguire? Un sistema ERP serio consentirà di definire (e gestire) almeno le seguenti politiche:

• Preleva da magazzino: in questo caso l’oggetto richiesto viene cercato nel magazzino. La gestione magazzino provvederà a mantenere un livello di scorta adeguato e ciò significa immobilizzare capitali e rischiare di ritrovarsi in magazzino prodotti obsoleti;
• Ordina: con questa politica, ogni prodotto ordinato dal Cliente viene ribaltato come ordine su un fornitore. Si elimina il rischio di avere in magazzino articoli obsoleti e si riduce drammaticamente, fino ad azzerarlo nel caso migliore, l’immobilizzazione in termini di capitali;
• Produci: in questo caso il prodotto richiesto viene trasformato in un ordine di produzione che porta alla costruzione fisica dell’oggetto.

Ovviamente queste politiche possono avere delle sfumature legate ai lotti minimi, alla necessità di accumulare o meno più richieste, alla disponibilità o meno di determinati componenti.

Infine, un sistema ERP dovrà consentire di gestire gli ordini di prelievo, la movimentazione interna, il rispetto dei requisiti di stoccaggio e, soprattutto, consentire un processo veloce e affidabile di ritrovamento della posizione di un oggetto che sia immagazzinato. Di conseguenza dovrà gestire codici a barre, RFID e altre tecniche di identificazione, collegandole ad una posizione.

La gestione stessa della posizione può avvenire in molte maniere diverse (che saranno discusse in un altro articolo).

Il carico e lo scarico dei magazzini dovranno essere assistiti da un meccanismo di controllo dei livelli di scorta che permetta di segnalare sia quando gli oggetti sono in via di esaurimento, sia quando ve ne è una quantità eccessiva, sia quando la loro rapidità di variazione va oltre quella prevista. Tutti questi parametri vengono in genere dimensionati con l’aiuto delle analisi logistiche e, in particolare, con l’aiuto delle tecniche di spare optimization e l’analisi dei livelli di riparazione (o LORA da Level Of Repair Analysis).

Anche la gestione delle materie prime, ossia di quei materiali che vengono usati, trasformandoli, nel corso di un processo produttivo, deve essere opportunamente effettuata per evitarne l’esaurimento.

Si pensi, ad esempio, al mantenimento dei livelli adeguati di magazzino dei vari metalli necessari in una fonderia per produrre determinate leghe: è evidente che senza una corretta integrazione tra ordini clienti, ordini fornitori, produzione e gestione magazzino vi è o un’alta probabilità di rimanere senza materiale per fondere o un’eccessiva immobilizzazione di capitali (come minimo).

Anche la gestione delle reti o delle gerarchie di magazzini deve essere un aspetto preso in considerazione da un sistema ERP, al fine di veicolare correttamente i flussi di materiali.

In sintesi: la gestione dei materiali e dei magazzini è di certo la sezione più complessa ed eterogenea di un sistema ERP ma si tratta di un’articolazione inevitabile nella maggior parte dei casi.

7 Come gestisce la produzione un sistema ERP?

Produrre un oggetto significa definirne la struttura di produzione, ossia la cosiddetta distinta base o BOM (dall’inglese Bill Of Materials). La BOM è una lista, in genere strutturata ad albero, che riporta le tipologie e le quantità di materie prime e componenti necessari per la realizzazione di un prodotto finito.

A ciascuno prodotto dovrà quindi essere possibile associare sia una BOM che un percorso di lavorazione. Quest’ultimo permette di descrivere come, attraverso varie fasi in distinti centri di lavorazione, il prodotto evolva verso la versione completa. Grazie al percorso di lavorazione, in cui sarà indicato non solo l’iter produttivo ma anche il tempo necessario in ogni centro di lavorazione e altre caratteristiche ancora, è possibile pianificare la produzione, tenendo in considerazione, contemporaneamente, sia la disponibilità dei componenti indicati nella distinta base, sia la disponibilità dei macchinari nei vari centri di lavorazione.

Un sistema ERP che si rispetti integra tali funzioni con la gestione degli ordini (sia cliente sia fornitore) e con la gestione del magazzino, consentendo una pianificazione molto buona dell’attività dell’intera linea produttiva.

8 Come avviene la gestione delle vendite e degli acquisti?

Un sistema ERP deve consentire la gestione delle vendite. Tale gestione inizia con il marketing, ossia con le attività che sono preliminari alla vendita, quali: la ricerca del cliente, l’identificazione delle sue necessità, la selezione di prodotti da proporgli, la pubblicizzazione dei prodotti e altro ancora.

Una volta che è stato redatto un ordine di vendita o un contratto, questi saranno inseriti nel sistema che ne permetterà la gestione attraverso un processo autorizzativo ed uno esecutivo.

A valle di una vendita andranno emesse le relative fatture, gestiti gli eventuali progetti e/o le eventuali consegne e quindi contabilizzati gli incassi.

Un processo analogo riguarda i fornitori e tratta della gestione degli acquisti.

Entrambi i processi che sono stati riportati in una versione molto sommaria: nella realtà, in un sistema ERP, la loro complessità è molto elevata.

9 In cosa consiste la gestione della manutenzione e della logistica?

Oltre alle funzioni suddette, esiste un’area molto importante che è quella della logistica. Qui per logistica non s’intende il mero trasporto di beni: s’intende tutto quanto concorre a rendere disponibile un bene in un preciso momento della sua vita operativa. In particolare s’intende la logistica manutentiva e la logistica dei trasporti.

Senza entrare eccessivamente nei dettagli, un sistema ERP deve essere in grado di supportare gli utenti nella manutenzione dei macchinari e delle infrastrutture aziendali, oltre che garantire un’efficace gestione dei trasporti.

10 Quali altre cose può gestire un ERP?

Un sistema ERP, al fine di essere realmente completamente integrato, deve permettere la gestione delle risorse umane, della documentazione aziendale, dei progetti, dei processi aziendali e supportare la dematerializzazione della maggior parte possibile di documenti, in modo da ridurre la documentazione cartacea al minimo indispensabile, fatto in genere correlato con un notevole incremento sia delle prestazioni sia della qualità dell’output aziendale.

Conclusioni

In questo brevissimo articolo su un universo vastissimo come quello dei sistemi ERP abbiamo fatto un rapido giro “turistico” tra le funzionalità di un sistema ERP.

Se siete interessati all’implementazione di un sistema ERP Open Source potete contattarci senza impegno. I prodotti che Logica dei Sistemi dell’ing. Luca Lezzerini tratta sono Apache OfBiz e OpenERP.

In successivi articoli tratteremo vari aspetti metodologici dei sistemi ERP e un manuale a puntate di Apache OfBiz e di OpenERP.